Handig om te weten

Procedure ziekmelden spelmaker

Het gebeurt wel eens dat je ingepland staat op een uitje maar dat je onverwacht ziek wordt en hierdoor niet kunt werken. Daarvoor hebben we de volgende richtlijnen opgesteld:

Belangrijk is dat je altijd eerst meldt bij de Event Planner die het uitje georganiseerd heeft dat je verhinderd bent.

Ben je langer dan een week voor aanvang van het uitje ziek. Dus het uitje is over meer dan een week.  Dan gaat de event planner voor jou op zoek naar geschikte vervangen.

Ben je minder dan een week van te voren ziek. Het uitje vindt al binnen een week plaats. Dan willen we je vragen om zelf vervangen te zoeken. In overleg met de Event Planner kan hiervoor ook de spelmakers app gebruikt worden.

Urenregistratie

Als spelmaker geef je na afloop van het uitje de uren door via het online evaluatieformulier. Uiterlijk iedere 16e van de maand worden de uren berekend en doorgegeven aan salarisadministratie. Het is dus belangrijk om de gewerkte uren uiterlijk de 15e van de maand op te sturen. Het uitbetalen van deze gewerkte uren zal dan plaatsvinden rond de 27e van de maand en uiterlijk voor de 1e van de nieuwe maand.

Reiskosten

• Werk in standplaats: Geen reiskosten en reistijdvergoeding
• Werk binnen 30 minuten van standplaats: Werkelijke OV kosten worden vergoed en indien met de auto kan € 0,23 per km worden gedeclareerd. Reistijd wordt niet vergoed.
• Werk +30 min van standplaats: 50% van de reistijd + werkelijke kosten OV of € 0,23 per km indien met de auto.

Als toevoeging voor mensen die per spel factureren gelden de volgende regels: 

• Reiskosten altijd declareren middels een ov-uitdraai (studenten met een OV reizen gratis!).
• Standplaats is het kantoor waar jij het meest dichtbij woont.

Reiskosten declareer je door het blanco declaratieformulier in te vullen. Voor betaling is het noodzakelijk dat wij de bon, de kwitantie of het overzicht van je OV-chipkaart ontvangen.

De introductie

• Kijk mensen aan tijdens het praten en lach. Aantrekkelijk gedrag is namelijk besmettelijk. Straal jij plezier uit, dan zullen je gasten dat overnemen.
• Zoek contact met de opdrachtgever en vraag naar dingen die nog niet duidelijk zijn.
• Zorg voor de juiste plek waar je je voorstelt aan de groep (niet te druk), jij bent goed zichtbaar, kom ontspannen over en maak de gasten duidelijk dat het een bijzondere dag gaat worden.
• Noem je naam tijdens het welkom een paar keer… En nog een keer… En vertel ook dat je spelmaker bent van Puur*. De gasten mogen onze bedrijfsnaam best een paar keer horen.
• Vraag wat aan de mensen, “Wie weet al wat we gaan doen vandaag?” Weet je (vanuit je draaiboek) dat vandaag het jubileum van Henk wordt gevierd die 10 jaar bij het bedrijf zit? Haal dit dan aan! Vrijgezellenfeest? Vraag de aanstaande wanneer dé dag is. En laat iedereen (vaak kennen ze elkaar niet) vertellen wie ze zijn, hoe ze de vrijgezel kennen en wat de meest hilarische herinnering aan hem/haar is!
• De beleving begint vanaf het eerste contact met jou. Heet dan ook welkom in stijl van het uitje. Bij een Herken de Mol kun je bijvoorbeeld welkom heten en zeggen: “Vanaf nu is niemand meer te vertrouwen, niets is wat het lijkt! Stel de zintuigen op scherp. Houd ogen en oren open…”
• Leg rustig en duidelijk uit en vraag aan het einde aan de deelnemers of alles helemaal duidelijk is. Hiermee lok je eventuele laatste vragen uit. Voor jou is het waarschijnlijk de tigste keer dat je het uitlegt. Voor de klant is het de eerste keer.
• Vertel de mensen dat men eigen tempo mag aanhouden. Geeft rust in het hoofd.
• Probeer de groep aan te voelen en pas je aan. Wil men veel informatie of juist alleen maar een smeuïg intro, zoek de balans…
• Ga niet van jezelf uit, maar ga uit van wat de klant leuk zal vinden. Klant is tenslotte koning.
• Is er een eindtijd? Geef deze altijd mee! Niet is zo vervelend als mensen die te laat komen en daarmee wellicht ook te laat zijn voor een eventueel vervolgonderdeel. Tip: geef altijd precieze tijd mee en diskwalificeer bij te vroeg of te laat. Anders komt men te snel terug (alles op Google uitgeplozen of te laat).

Lunch/diner

• Stel je voor aan de restauranteigenaar en wijs de contactpersoon/geldschieter aan.
• Check of alles goed is afgesproken. Vast menu? Vegetariërs/dieetwensen.
• Check locatie op de dag, wc’s schoon? Catering stand by?
• Zijn er genoeg, te weinig of te veel stoelen?
• Laat de eigenaar weten hoe laat je uiterlijk weer wil vertrekken en wees streng hierover.
• Wil iemand van de groep bijzondere drankjes? Vraag om toestemming contactpersoon.

Tijdens uitje

• Flexibiliteit! Programma zal nooit helemaal volgens schema starten of verlopen. Probeer nooit gehaast over te komen op contactpersoon en gasten.
• Is iemand slecht ter been; probeer een oplossing te verzinnen. Vaak wil ‘de zwakste’ schakel niet te veel opvallen. Dus heb het er stilletjes met degene over. Fietstaxi een idee?
• Laat de contactpersoon een paar keer weten dat de mensen genieten en vraag of alles naar wens gaat.
• Praat naar de mensen toe, wend je hoofd niet af want dan horen ze je niet meer (sommige mensen maken deze fout al jaren).
• Zijn er minder mensen dan in het draaiboek genoemd? Tel altijd goed en maakt NOOIT beloftes dat de klant dan korting krijgt op de (eind)factuur. Het wijzigen van de aantallen kan volgens onze regels tot uiterlijk 10 werkdagen van tevoren met een marge van 10% minder dan voor getekend.
• Start en veiligheid. Zet mensen neer op een veilige plek tijdens start/finish (fietsen, trams, geluid, zien ze alles?). Vaak loopt men blind achter de voorste aan.

Prijsuitreiking

• Neem de tijd. Laatste deel blijft hangen in het hoofd, maakt of breek het succesgevoel.
• Zoek een plek, dat oogt als balie/inleverpunt.
• Zorg voor een rustige plek/drankje in de hand.
• Check alles en maak een lijst met teamnamen/tijden.
• Bij doornemen en punten tellen, opschrijven wat de markante antwoorden en situaties zijn.
• Diana Ross effect toevoegen… Nog nooit zo’n snelle/leuke groep. Hoogste score… Etc.
• Geef vooral veel complimenten… Ook aan de verliezers! Iedereen is wel ergens goed in.
• Maak een top 3 en eindig met een spannende bekendmaking.
• Leg uit, door middel van voorbeelden, waarom de nummer 1 de nummer 1 is geworden.
• Noem het organiserende bedrijf/de opdrachtgever een paar keer.
• Bedank aan het einde voor de leuke tijd met de groep namens Puur*. Zo verbinden mensen een fijne ervaring meteen aan onze bedrijfsnaam.
• Maak een groepsfoto aan het einde van het uitje en stuur deze via WeTransfer naar de eventplanner. Leuk om de klant te sturen nadien (of direct) en leuk voor promotie!

Checklist voorbereiding

• Tijd, locatie, contactpersoon en telefoonnummer(s) zijn bekend
• Het dagprogramma van de klant is bekend en ik kan daarop inspelen
• Ik weet wat de aanleiding is van het uitje
• Ik weet wie mijn gasten zijn (bedrijf, relatie onderling)
• Ik ben op de hoogte van de locaties en weet ze te vinden
• Ik heb erover nagedacht hoe ik het uitje soepel en plezierig kan laten verlopen
• Ik zie er representatief en verzorgd uit

Materiaal

• Draaiboek
• Nette, schone oranje Puur* polo/jas, keycord
• Visitekaartjes
• Al het materiaal voor het uitje (tassen, mappen, GPS, beamer, kabels etc.)
• Ik heb het materiaal gecheckt (genoeg invulformulieren, batterijen vol etc.)
• Mijn eigen telefoon is opgeladen
• Ik heb kleingeld mee voor eventuele onverwachte uitgaven (vraag altijd om een bon!)
• Ik heb bij de locatie gecheckt of alle benodigdheden klaarstaan (stoelen, tafels, beamer, kaarsjes, is de WC schoon etc.)

Checklist bij afloop

• De klant heeft alle spullen weer bij mij ingeleverd
• Ik heb al mijn materiaal gecheckt, het is compleet
• Ik heb een foto van de winnaars gemaakt
• Ik heb een groepsfoto gemaakt en doorgestuurd naar de eventplanner
• Ik heb de groep met een goed gevoel achtergelaten
• Ik heb het evaluatieformulier ingevuld
• Ik heb al het materiaal op de afgesproken plaats afgeleverd

Procedure Loods

• Veelvuldig werken uit het masterbestand inventarisatie. Aantallen worden volledig erin verwerkt en per feestdag een nieuw tabblad met kopie van de gehele lijst, zodat er goed bepaald kan worden of de juiste aantallen van het betreffende materiaal beschikbaar is op die dag. Het bestand blijft ten allen tijde beschikbaar voor feesten en productie, zo kan er weinig misverstand ontstaan.
• Schematisch te werk gaan. Inventarisatie lijst MOET volledig up to date zijn(RG mee bezig) en alles moet een positie hebben. Feest kan dan namelijk filteren per thema of afdeling, zodat in 1 oogopslag te zien is wat er allemaal voor dat thema aanwezig is en zelf bepalen of dat past in hetgeen wat mondeling verkocht is. Zo kan de juiste beleving daadwerkelijk bewerkstelligt worden. In plaats van nu uit het hoofd elementen opschrijven, kan er een kopie van de regel(s) geplakt worden, incl codering. De codering maakt het pakken en terugleggen van de materialen tot een eenvoudige klus.

Klaarleggen

• In de loods plakken we het ‘afzetgedeelte’ af. Dit gebied markeert dus waar het klaargelegde materiaal in komt te staan. Per feest wordt dit aangeduid met A4 papier met referentie of deel van de referentie. Door het gebied af te bakenen blijft er te allen tijde loopruimte over en weet iedereen ook dat je binnen de lijnen hetgeen voor je eigen feest mee moet nemen.
• In de loods zelf komt er een legenda te hangen, daarop kan men d.m.v. de codering precies zien waar het materiaal te vinden is. Een uitleg van de codering is daarbij inbegrepen.
• Feesten waar er weinig materiaal voor nodig is kan in het geval van gebrek aan ruimte bij drukte, tijdelijk op een andere locatie op de begane grond gestationeerd worden, of direct in een wagen geladen worden.
• Indien personeel aanwezig is om zelf materiaal te pakken omdat het niet klaargelegd kon worden, dan dient er krachtige communicatie te zijn met productie of men daadwerkelijk uitkomt met hoeveelheden en aankomende events.
• Er is een format gemaakt van een checklist. Deze lijkt sterk op de checklist van de spellen, maar inhoudelijk toch zeer afwijkend. Doordat feesten de regels met materialen ‘plakt’, staan hier ook de coderingen op.

Terugbrengen

• Ook hier de checklist bij de hand houden. Het heeft een dubbele werking: men ziet direct de codering en weet dus meteen welke richting deze op moet lopen, daarnaast kan men meteen afvinken wat er terug op de plek staat.
• Materialen met schade of die onderhoud dienen te krijgen kunnen meteen op de checklist aangegeven worden. De communicatie hierin is essentieel. Een foto van de checklist met schade of onderhoud dient direct naar productie gestuurd te worden, zodat er eventueel op geanticipeerd kan worden indien hetzelfde materiaal voor de volgende dag of aankomend event nodig is, zonder dat er een vervangend materiaal voor is.
• Als aanvullend idee kan het kapotte materiaal of degene met schade een rode sticker of soortgelijk krijgen zodat iedereen meteen weet, hier is iets mee aan de hand en er moet naar gekeken worden.
• Iet wat tijdrovend, maar bij terugkomst dienen alle materialen weer gesorteerd te worden in de wijze hoe men het ook aangetroffen heeft. Indien het materialen betreft waarvan men niet meer snel weet hoe het nou zat, is een geplastificeerde foto wijsheid. Deze kan dan op de positie zelf achterblijven zodat deze ook niet kwijt kan raken.
• In geval van drukte kan besloten worden om een terugzet gedeelte in te stellen. Dan kan 1 persoon voor die periode verantwoordelijk gesteld worden voor het klaarleggen en terugleggen van de materialen. Zo kan elk personeel tijdig naar huis na een event en blijven de gemoederen op een vriendelijk niveau.
• In geval van schade, incompleetheid en onderhoud dient hiervoor productie ingeschakeld te worden. Bij grote drukte is snelheid gewenst om eventueel voor vervanging te zorgen. Wie er precies ingeschakeld wordt dient nog nader bepaald te worden.
• LET OP: bij de banners dienen BEIDE handvatten tegelijk gepakt te worden, anders scheurt deze af.

Hoe laad men een bus

Alle beschrijvingen vanuit het achteraanzicht. Dus: met je gezicht naar de bus toe de laadbak in.

• Van belang is om goed te kijken naar de hoeveelheid en type materiaal. Afhankelijk hiervan kan gekeken worden hoe het makkelijkst en stabielst de bus in te laden. Over het algemeen zet men de banners links. Tegen de cabinewand worden zoveel mogelijk zware en grote kisten/bakken gezet. Stapelbare kratjes (AH en Jumbo) kunnen in principe 2 a 3 hoog gestapeld worden bij weinig materiaal. Bij een gemiddeld aantal materialen of meer kunnen de stapels zo hoog mogelijk, liefst tegen 1 of 2 wanden.
• Hoe lager het stapelen, hoe sneller de vloer vol is. Het voordeel hieraan is dat het materiaal stabieler ligt en minder snel en minder lang verschuift. Zo blijft het materiaal langer heel.
• Bij een laag aantal materialen kan er een spanband gespannen worden van haak naar haak en dan strak getrokken worden.
• Flightcases en lampkisten altijd onderop, deze zijn zwaarder en kunnen gewicht erop hebben. De plastic bakken kunnen de gewichten van de kisten niet aan!
• Dichte bakken kunnen gestapeld worden, mits de zware onderop komen te staan.
• Probeer de bus te laden op een manier die je kan onthouden, zodat je bij het afbouwen de bus op dezelfde wijze in kan laden. Zo weet je zeker dat het past en kan je sneller herinneren of je iets mist of niet. Daarnaast verbruik je soms wat materialen die niet mee terug gaan, dat betekend dat je meer ruimte overhoudt.
• Beter 10 minuten extra laadtijd om alles vast te maken dan in 10 minuten door een boel bochten heen waardoor je hele lading schuift en er schade ontstaat.

Bij de buitensport activiteiten worden er ook altijd gebruik gemaakt van busjes om de materialen te vervoeren. De busjes worden vaak door een van jullie gereden en daar zijn we dankbaar voor. We moeten met ze allen ervoor zorgen dat we de busjes netjes houden, daarom even een aantal punten waar we rekeningen mee moeten houden.

• Behandel de Puur* bus net zoals een huur auto. Loop een rondje om de auto zodat je weet wat voor schade er al op de bus zit.
• Rij je schade? Dat kan gebeuren, meld dit dan bij ons.
• Bedenk goed dat je in een grotere auto rijdt dan normaal, hou hier dus rekening mee met parkeren, bochten maken, invoegen en parkeergarages.
• Let goed op waar je parkeert, in elke bus hangt een A4tje met de regels.
• Klap je spiegels in als je bent geparkeerd, vooral aan de straat kant.
• Laat de auto altijd schoon achter, lege blikjes, etensresten, kleren etc.
• Hou je aan de regels, snelheid boetes zijn voor eigen rekening!

Zorg dat je altijd op tijd aanwezig bent, hou rekening mee dat sommige locaties wat lastiger bereikbaar zijn met de auto en dat er een stukje moet worden gelopen met de spullen. Overleg met elkaar hoe jullie naar de locaties gaan, misschien dat je samen kan carpoolen.

Bel de klant altijd nog even op de dag zelf, zo geef je de klant vertrouwen dat alles goed gaat komen en kan je nog wat laatste vragen beantwoorden. Verdiep je van te voren in het speelschema en het draaiboek, wij proberen dit op tijd klaar te hebben en op te sturen. Is er iets niet duidelijk? Bel ons dan op zodat we het kunnen bespreken.

tijdens een buitensport evenement begin je altijd met een warming-up (dit is heel belangrijk), veiligheidsvoorschriften en een teamindeling. Hoe je dit doet staat op het A4tje wat in de bak zit met speelschema’s en vlaggen.

Als laatste, zorg dat alle materialen weer netjes en schoon terugkomen. Is er iets kapot gegaan zoals een beachflag, laat het ons weten en leg het apart zodat we het gelijk kunnen repareren. Hetzelfde geldt voor natte spullen, dit kunnen wij dan gelijk ophangen zodat het niet gaat stinken en  schimmelen.

Hé jij daar! Leuk dat je aan het werk bent voor Puur*. Je zit momenteel in een van onze auto’s waar we erg trots op zijn (jij ook?), gelukkig! Voor dat je gaat rijden willen we even wat punten met je door nemen:

• Laat de auto schoon achter (lege blikjes, etensresten, kleren etc.)
• Voor dat je de auto gaat gebruiken, loop even een rondje om de auto om te kijken naar de huidige schade. Doe dit ook weer als je de auto terugbrengt. (Zie je schade dat je zelf niet hebt gereden, meldt dit bij een van de productie medewerkers)
• Besef dat je in een grotere auto rijdt dan normaal, hou hier rekening mee tijdens het inparkeren (parkeren in parkeergarage), bochten maken en invoegen.
• Rij je toch schade? (Is niet erg, kan iedereen overkomen), geef dit alsjeblieft aan.
• Let goed op waar je parkeert, als je twijfelt altijd even voor de zekerheid bellen.
• Klap de spiegels altijd in als je bent geparkeerd (vooral aan de straat kant!)
• Parkeer je in de blauwe zone, gebruik dan de parkeerschijf. Deze zit achter de zonneklep aan de kant van de bestuurder.
• Ga respectvol met de auto om, we lenen de auto in goed vertrouwen uit.
• Hou je aan de regels, snelheid boetes zijn voor eigen rekening.

Neem ook nog even de extra punten door, voor elke auto zijn er weer andere regels waar je op moet letten!

Heel veel plezier met je uitje, feest, verhuizing…

Stap 1

• Zet de laptop aan, druk op spatie en voer het wachtwoord in. Wanneer er staat dat je een pincode moet geven, klik dan onderaan op aanmeldopties en switch naar wachtwoord.

Stap 2

• Klik op het mapje ‘’spellen en presentaties’’ dat op het bureaublad staat.

Stap 3

• Klik op het mapje van het spel dat je gaat begeleiden.

Stap 4

• Open de PowerPoint presentatie.
• Of selecteer de video die bij het spel hoort.

Let op! Er kunnen twee versies zijn. Namelijk Nederlands en Engels

Stap 5

• Is de PowerPoint geopend, klik dan op het presentatie logo onder de PowerPoint presentatie om volledig scherm te krijgen.
• Wanneer de PowerPoint geopend is check dan gelijk of de filmpjes afspelen en/of het geluid in de PowerPoint werkt. (Kan soms even duren bij eerste keer opstarten tot dat alles goed werkt)
• Zet de laptop altijd in presentator stand, op deze manier zie je alvast de volgende dia. Om de presentatie in deze stand te zetten, klik je onderin in je presentatie op het bolletje met 3 stippen. Zoals op de foto te zien staat hier de optie om weergave voor presentator te tonen.
• Wil je bijvoorbeeld bij een pubquiz alvast verder kijken in de dia’s zonder dat de klanten dat zien. Klik dan onderaan in de presentatie op het volgende icoon. Selecteer welke dia je als volgende dia wilt.

Stap 2 – Aanzetten

• Zet de Beamer aan.

Main Menu Opties:

Er zijn 5 ‘hoofdmenu’ opties:

• Pr01 –              ingebouwde programs
• AUTO –              AUTO run
• d001 –              DMX
• SLAV –              Slave mode
• SU00 –              Geluid gecontroleerd

Met ‘Mode’ kun je switchen tussen de verschillende hoofd opties.

Bij PR02 – PR10 gaat het iets makkelijker:

Set up -> Program running speed (SP1-SP99) – Set up -> Flash frequency (F500-F599) – Set up -> terug naar PR02-10

1. Auto Run Program

Als je eenmaal op AUTO staat druk je op set-up, vervolgens kun je met set up switchen tussen 3 verschillende sub menu’s:

SP01 – SP99       Snelheid

FS00 – FS99        Flash Frequency

Fd00 – Fd99       Fade

2. DMX

Via mode kom je terecht in DMX mode, genaamd D001 – D512. Dit zijn verschillende DMX adressen waaraan je het apparaat kan koppelen.

In deze mode kun je 3 verschillende DMX modes selecteren (3-CH, 4-CH en 8-CH)

3. Slave mode

Dit is de mode die je moet gebruiken als het apparaat is gekoppeld aan een ander apparaat. Het apparaat op slave mode doet alles wat het apparaat waar het aan gekoppeld is doet.

4. Sound control mode

SU00 – SU31 geeft de sound controle mode aan. Vervolgens kun je de gevoeligheid instellen met UP en DOWN (0-31)